Find and Replace คำสั่งไกล้ตัวที่ไม่ค่อยได้ใช้

คืนที่ผ่านมาเพื่อนผมเอางานจากที่ทำงานมาทำที่บ้านซึ่งเป็นงานฐานข้อมูล Excel ดังรูป

แล้วมาปรึกษาผมโดยมีตารางและเงื่อนไขที่ต้องการดังนี้

ลำดับ	จำนวนตามปี พ.ศ.	เลขที่แฟ้ม	เลขที่แฟ้มเสร็จ	เลขที่แฟ้ม ส.	ปี พ.ศ.	เลขที่บังคับคดี
1	1	0395/2541	ส.0296/2542	296	2,542.00	บค.0019/2546
2	2	0394/2541	ส.0297/2542	297	2,542.00	บค.0018/2546
3	1	0101/2542	ส.0140/2543	140	2,543.00	บค.0013/2546
4	2	0002/2542	ส.0141/2543	141	2,543.00	บค.0014/2546
5	3	0003/2542	ส.0142/2543	142	2,543.00	บค.0057/2546
6	4	0106/2542	ส.0143/2543	143	2,543.00	บค.0035/2546
7	5	0038/2542	ส.0190/2543	190	2,543.00	บค.0046/2546
8	6	0205/2542	ส.0217/2543	217	2,543.00	บค.0015/2546
9	7	0034/2542	ส.0218/2543	218	2,543.00	บค.0025/2546

เงื่อนไข
- มีข้อมูลอยู่ประมาณ 8 พัน บรรทัด
- ต้องการตัดคำว่า ส. และ /2542 และ /2543 ในช่อง เลขที่แฟ้มเสร็จ ออก จะทำยังไงดี โดยที่ไม่ต้องมานั่งลบออกทีละเซล
----------------------------------------------------------------------------------
ก็ตามประสาของคนเขียนโปรแกรมอย่างเราก็เลยคิดไปซะโน่นเลย ว่า... ต้องมีการนั่งเขียนโปรแกรมเพื่อแยกคำเช่น ส.0217/2542 ออกจากกันก่อนแล้วใช้คำสั่ง Trim ตัดคำที่ไม่ต้องการออกเป็นขั้น ๆ ไป ผมก็นั่งคิดอยู่นานและก็นึกขึ้นได้ว่าเรามองข้ามคำสั่งง่าย ๆ ที่มาพร้อมกับ Excel ไปก็คือคำสั่ง Find and Replace ซึ่งคำสั่งนี้จะช่วยตอบโจทย์ข้อนี้ของเราได้อย่างง่ายดายเลย

วิธีทำคือ

คลิกไปที่เมนูบาร์ เลือก Edit แล้วตามด้วย Replace (หรือกด Ctrl + H) จะได้มาดังรูป

ทีนี้เราก็แค่กรอกข้อมูลที่ต้องการตัดออก เช่น ส. ในช่อง Find what ส่วนในช่อง Replace with ก็ปล่อยว่างไว้เพราะเราต้องการจะตัดคำออก (แทนที่ด้วยช่องว่าง) แล้วคลิกปุ่ม Replace ในกรณีต้องการเปลี่ยนทีละตัว หรือคลิก Replace All ในกรณีต้องการเปลี่ยนทั้งหมดเลย
หรือถ้าต้องการค้นหาและแก้ไขแบบจำกัดขอบเขต เราก็คลิกคลุมเฉพาะช่องที่ต้องการค้นหา ดังรูป

เสร็จแล้วก็กด Ctrl + H เพื่อเรียกคำสั่ง Find and Replace ขึ้นมา ถ้าต้องการตัด ส. ออกก็ใส่ ส. ในช่อง Find what แล้วคลิกปุ่ม Replace All แค่นี้ก็จะได้ผลลัพธ์ออกมาตามต้องการ

ผลลัพธ์ที่ได้ ตัว ส. ในช่องที่คลุมไว้ก็จะหายหมดโดยที่จะไม่ไปยุ่งกับช่องอื่น ๆ

หรือจะตัดคำว่า /2542 หรือ /2543 ก็ทำในลักษณะเดียวกันคือ เรียกคำสั่ง Find and Replace ขึ้นมา โดยการกด Ctrl + H แล้วใส่ คำว่า /2542 ลงใน ช่อง Find what แล้วคลิกปุ่ม Replace All
แค่นี้งานของเพื่อนผมที่มีเกือบ 8 พันบรรทัด ก็เสร็จได้ในเวลาเพียงไม่ถึงนาที

สุดท้ายนี้ ผมขอย้ำคำเดิมครับ Look at easy มองอะไรง่าย ๆ อย่าไปมองให้มันยาก